はじめに
備品の持ち出し管理をデジタル化する際、最初に悩むのが 「クラウド型」か「オンプレミス型」か という選択です。
セキュリティやコスト、導入スピードなど比較ポイントが多く、「結局どちらを選べばいいの？」と迷う企業や教育機関も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備品管理システムの観点から「クラウド vs オンプレミス」のメリット・デメリットを整理し、なぜクラウドサービス「カシカン」が選ばれているのかをご紹介します。
クラウド vs オンプレミス：それぞれの特徴
オンプレミス型
- 自社サーバーで運用する方式
- メリット：社内ネットワーク内のみで運用できるため、情報を外に出さない安心感がある。カスタマイズ性が高い。
- デメリット：サーバー構築や保守管理が必要で、初期導入コストや運用コストが大きい。更新や機能拡張も手間がかかる。
クラウド型
- インターネットを通じてサービスを利用する方式
- メリット：初期投資が少なく、インターネット環境があればすぐに利用開始できる。機能アップデートも自動で反映される。複数拠点やリモートワーク環境に強い。
- デメリット：ネットワーク環境が不可欠。社内ポリシーによっては外部クラウド利用に承認が必要なケースがある。
備品管理における最適解は？
備品の貸出・返却管理を行う現場では、スピード感と利便性の高さ が強く求められます。特に以下の課題を考えると、クラウド型の強みが際立ちます。
- 担当者がいなくてもリアルタイムで在庫状況を共有したい
- 複数の拠点や部署で管理を一元化したい
- 管理者だけでなく利用者も簡単にアクセスできる環境が欲しい
こうした要望に応えるのが「クラウド型のカシカン」です。
「カシカン」で実現できること
「カシカン」は備品の持ち出し管理に特化したクラウドサービスです。
主な機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
4. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
事例で見るクラウド型管理の効果
- IT企業A社：リモートワーク環境でも備品の利用管理をスムーズに運用
- 大学B校：実験機材の貸出にクラウドを活用し、学生と教職員の管理効率アップ
- イベント会社C社：現場でQRコード運用し、イベントごとの持ち出し準備を短縮
いずれのケースも、クラウドならではの「導入スピード」と「利便性」が成果につながっています。
まとめ
「クラウド vs オンプレミス」という選択は、システム導入において常に議論されるテーマです。しかし、備品管理というシチュエーションにおいては、
- 導入のしやすさ
- 運用コストの抑制
- リアルタイムでの情報共有 といった点から、クラウドに大きな優位性があります。
「カシカン」は、これらのメリットを最大限に活かし、備品管理をスマートに進化させるツールです。もし今、備品管理の効率化を検討中であれば、ぜひクラウド型の「カシカン」を導入してみてはいかがでしょうか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
